Conformité TTPA pour les travailleurs indépendants, agences et prestataires de services : Ce que vous devez savoir

Votre client vient de vous demander si vous pouvez gérer sa campagne de publicité politique « conformément au TTPA ». Vous avez dit oui. Maintenant vous êtes là.

Bienvenue. Vous n'êtes pas seul.

Les trois problèmes auxquels vous êtes confronté

Si vous travaillez dans les médias, la publicité, les relations publiques ou la communication, vous êtes probablement confronté à au moins l'une de ces situations :

Les clients posent des questions auxquelles vous ne pouvez pas répondre. Les partis politiques, les ONG, les groupes de lobbying et les équipes d'affaires publiques des entreprises commencent à poser des questions sur la conformité au TTPA. Ils attendent de leurs prestataires de services qu'ils maîtrisent le sujet. Vous ne voulez pas paraître mal préparé.

Vous voyez une opportunité commerciale. Les organisations ont besoin d'aide pour naviguer dans le TTPA. Si vous pouvez offrir des services conformes, c'est un avantage concurrentiel. Vous devenez l'agence ou le freelance qui comprend vraiment ce règlement.

Vous voulez éviter toute responsabilité. Le TTPA ne s'applique pas seulement aux commanditaires et aux éditeurs. Les prestataires de services au milieu de la chaîne ont leurs propres obligations. Vous devez savoir ce qu'elles sont.

Cet article aborde ces trois aspects.

Êtes-vous réellement couvert par le TTPA ?

Le TTPA utilise le terme « prestataire de services de publicité politique » au sens large. Il couvre toute personne impliquée dans la préparation, le placement, la promotion, la publication, la diffusion ou la dissémination de publicités politiques.

Cela vous concerne. Si vous êtes un acheteur d'espace publicitaire plaçant des annonces pour un parti politique, vous êtes couvert. Si vous êtes une agence de relations publiques menant une campagne de plaidoyer, vous êtes couvert. Si vous êtes un rédacteur freelance créant des messages politiques, vous êtes couvert. Si vous êtes une agence créative produisant du matériel de campagne, vous êtes couvert.

Le règlement liste explicitement ces rôles : les cabinets de conseil politique, les agences de publicité, les plateformes ad-tech, les cabinets de relations publiques, les influenceurs, les opérateurs d'analyse de données et les courtiers en données.

Une exception : les services purement accessoires ne sont pas couverts. Le transport, la restauration, le nettoyage, l'impression, le graphisme de base. Les services qui n'influencent pas directement le contenu ou n'ont pas de contrôle sur la préparation, le placement ou la dissémination de la publicité. Si vous êtes une imprimerie produisant des affiches, vous êtes probablement tranquille. Si vous êtes l'agence qui a conçu ces affiches et placé l'achat d'espace, vous êtes concerné.

Comment fonctionne la chaîne de responsabilité

Selon le TTPA, la publicité politique implique plusieurs parties. Le commanditaire (le parti, l'ONG ou l'organisation qui paie la publicité). Les éditeurs (les plateformes et les médias qui affichent effectivement la publicité). Et les prestataires de services entre les deux (c'est vous).

L'information circule à travers cette chaîne. Le commanditaire fournit des informations sur qui il est, ce que concerne la publicité et combien il dépense. Ces informations doivent parvenir à l'éditeur afin qu'il puisse créer l'avis de transparence requis.

Votre rôle en tant que prestataire de services : vous assurer que ces informations sont transmises. Complètement. Avec exactitude. À temps.

Si vous travaillez pour le compte d'un commanditaire, vous devez transmettre ses informations au maillon suivant de la chaîne. Si un commanditaire vous donne des informations incomplètes, vous devez demander le reste. Si les informations changent pendant la campagne, vous devez transmettre les mises à jour.

Ce n'est pas facultatif. Le règlement exige que vos contrats permettent la conformité. Vos accords avec les clients doivent inclure des dispositions pour obtenir et transmettre les informations requises.

Ce que vous devez réellement faire

Voici vos principales obligations en tant que prestataire de services :

Poser les bonnes questions dès le départ. Lorsqu'un client vous sollicite pour des services publicitaires, vous devez lui demander de déclarer si le travail constitue de la publicité politique au titre du TTPA. Il est responsable de l'exactitude de cette déclaration. Mais vous devez la demander.

Collecter les informations requises. S'il s'agit de publicité politique, vous avez besoin d'informations spécifiques du commanditaire : son identité, qui le contrôle, les montants dépensés, si des fonds publics ou privés sont utilisés, et à quelles élections ou questions la publicité se rapporte. Vous ne pouvez pas improviser.

Transmettre les informations avec exactitude. Tout ce que vous collectez doit parvenir à l'éditeur de publicité politique (la plateforme ou le média diffusant la publicité) de manière opportune, complète et exacte. Dans la mesure du possible, utilisez des processus automatisés standardisés.

Conserver des registres. Vous devez conserver les informations sur les services de publicité politique que vous avez fournis pendant sept ans. Sous forme écrite ou électronique. Dans un format lisible par machine. Oui, sept ans.

Signaler les erreurs évidentes. Si un commanditaire vous donne des informations manifestement erronées, vous devez exiger qu'il les corrige. Vous n'avez pas besoin de vérifier tous les faits. Mais si quelque chose est manifestement faux, vous ne pouvez pas simplement le transmettre.

Comment cela diffère selon la taille de l'organisation

Un freelance solo et une grande agence ont des ressources différentes. Le TTPA reconnaît cela.

Les micro-entreprises (en gros : très petites entreprises où le travail publicitaire est marginal par rapport à vos activités principales) sont exemptées de certaines exigences de tenue de registres.

Les petites et moyennes entreprises bénéficient de délais légèrement prolongés pour répondre aux demandes d'information des autorités.

Les grandes agences font face à l'ensemble des obligations sans exception.

Mais voici le point clé : les obligations fondamentales de transparence s'appliquent à tous. La taille affecte certains détails procéduraux. Elle ne vous exempte pas des exigences de base.

L'opportunité commerciale

Soyons honnêtes. La plupart des prestataires de services ne comprennent pas encore le TTPA. La plupart des agences n'ont pas mis en place de processus conformes. La plupart des freelances n'y ont pas du tout pensé.

C'est votre opportunité.

Si vous comprenez ces exigences, vous pouvez offrir quelque chose que les concurrents ne peuvent pas : la confiance. Lorsqu'un parti politique ou une ONG demande si vous pouvez mener une campagne conforme, vous pouvez dire oui et le penser vraiment.

À quoi cela ressemble-t-il en pratique ?

Vous avez des processus d'admission qui capturent les informations requises des commanditaires. Vous avez des modèles de contrats qui incluent les dispositions de conformité nécessaires. Vous avez des systèmes pour transmettre les informations aux éditeurs. Vous avez des pratiques de tenue de registres qui satisfont l'exigence de conservation de sept ans.

Rien de tout cela n'est complexe. C'est juste du processus. Mais le mettre en place vous distingue.

La question de la responsabilité

Pouvez-vous être tenu responsable au titre du TTPA ? Oui.

Le règlement attribue des responsabilités tout au long de la chaîne. Si vous ne transmettez pas les informations requises, c'est votre responsabilité. Si vous transmettez des informations que vous saviez fausses, c'est votre responsabilité. Si vous ne tenez pas des registres appropriés, c'est votre responsabilité.

Les États membres sont responsables de la définition des sanctions. Celles-ci peuvent inclure des amendes. Les montants exacts varient selon les pays, mais le règlement exige que les sanctions soient « effectives, proportionnées et dissuasives ».

C'est similaire au fonctionnement du RGPD. Ou de la loi sur les services numériques. Si vous avez traité avec l'un ou l'autre de ces règlements, vous connaissez le schéma. Des obligations spécifiques, des processus documentés, des sanctions potentielles en cas de non-conformité.

La bonne nouvelle : si vous avez des processus raisonnables et que vous les suivez, vous êtes en bonne position. La conformité consiste à démontrer que vous avez pris les règles au sérieux, pas à être parfait.

Par où commencer

Si vous débutez dans la conformité au TTPA, voici les prochaines étapes pratiques :

Comprenez votre exposition. Quel pourcentage de votre travail implique de la publicité politique ? Quels clients sont susceptibles de vous apporter des campagnes politiques ? Utilisez notre calculateur de risque pour évaluer votre situation.

Construisez votre processus d'admission. Créez une liste de contrôle des informations dont vous avez besoin des commanditaires avant de commencer un travail de publicité politique. Faites-en une pratique standard de collecter cela en amont.

Mettez à jour vos contrats. Ajoutez des dispositions qui obligent les clients à fournir des informations exactes et à vous mettre à jour si quelque chose change. Faites de la conformité une exigence contractuelle.

Mettez en place la tenue de registres. Décidez où et comment vous allez stocker les informations sur les projets de publicité politique. Assurez-vous qu'elles sont consultables et conservées pendant les sept années complètes.

Vérifiez vos productions. Lorsque vous livrez de la publicité politique aux éditeurs, vérifiez que les informations requises sont incluses. Utilisez notre vérificateur TTPA pour vérifier que les avis de transparence respectent les exigences du règlement.

Restez à jour

Le TTPA est nouveau. Les lignes directrices sont encore en cours d'élaboration. Les États membres mettent en œuvre leurs propres approches d'application. Les choses vont évoluer.

Nous suivons ces développements et les traduisons en conseils pratiques. Inscrivez-vous à notre newsletter pour recevoir des mises à jour, des listes de contrôle et des outils qui facilitent la conformité.

L'essentiel

En tant que prestataire de services, vous faites partie de la chaîne de la publicité politique. Le TTPA vous impose des obligations spécifiques : poser les bonnes questions, collecter les informations requises, les transmettre avec exactitude, conserver des registres.

C'est gérable. C'est du processus, pas de la magie. Et si vous le faites correctement, vous avez quelque chose de précieux à offrir aux clients qui ont besoin de campagnes conformes.

C'est l'opportunité. Maintenant vous savez comment la saisir.