TTPA-vaatimustenmukaisuus freelancereille, toimistoille ja palveluntarjoajille: Mitä sinun tulee tietää

Asiakkaasi kysyi juuri, voitteko hoitaa heidän poliittisen mainontansa kampanjansa "TTPA-säännösten mukaisesti." Vastasitte kyllä. Nyt olette täällä.

Tervetuloa. Ette ole yksin.

Kolme ongelmaa, joiden kanssa painitte

Jos työskentelette median, mainonnan, viestinnän tai PR:n alalla, käsittelette todennäköisesti ainakin yhtä näistä tilanteista:

Asiakkaat kysyvät kysymyksiä, joihin ette osaa vastata. Poliittiset puolueet, kansalaisjärjestöt, edunvalvontaryhmät ja yritysten julkisten asioiden tiimit alkavat kysyä TTPA-vaatimustenmukaisuudesta. He odottavat palveluntarjoajiensa tuntevan nämä asiat. Ette halua vaikuttaa valmistautumattomalta.

Näette liiketoimintamahdollisuuden. Organisaatiot tarvitsevat apua TTPA:ssa navigoimiseen. Jos voitte tarjota vaatimuksenmukaisia palveluita, se on kilpailuetu. Teistä tulee toimisto tai freelancer, joka todella ymmärtää tämän asetuksen.

Haluatte välttää vastuun. TTPA ei koske vain sponsoreita ja julkaisijoita. Ketjun keskellä olevilla palveluntarjoajilla on omat velvollisuutensa. Teidän on tiedettävä, mitä ne ovat.

Tämä artikkeli käsittelee kaikkia kolmea.

Kuuluuko TTPA todella teihin?

TTPA käyttää termiä "poliittisten mainospalvelujen tarjoaja" laajasti. Se kattaa jokaisen, joka osallistuu poliittisen mainonnan valmisteluun, sijoittamiseen, edistämiseen, julkaisemiseen, toimittamiseen tai levittämiseen.

Se tarkoittaa teitä. Jos olette median ostaja, joka sijoittaa mainoksia poliittiselle puolueelle, kuulutte soveltamisalaan. Jos olette PR-toimisto, joka toteuttaa edunvalvontakampanjan, kuulutte soveltamisalaan. Jos olette freelance-copywriter, joka luo poliittista viestintää, kuulutte soveltamisalaan. Jos olette luova toimisto, joka tuottaa kampanjamateriaalia, kuulutte soveltamisalaan.

Asetus luettelee nimenomaisesti nämä roolit: poliittiset konsultit, mainostoimistot, mainosteknologia-alustat, viestintätoimistot, vaikuttajat, data-analytiikan operaattorit ja tiedonvälittäjät.

Yksi poikkeus: puhtaasti liitännäiset palvelut eivät kuulu soveltamisalaan. Kuljetus, catering, siivous, painatus, perusgraafinen suunnittelu. Palvelut, jotka eivät suoraan vaikuta sisältöön tai joilla ei ole määräysvaltaa mainonnan valmistelussa, sijoittamisessa tai levittämisessä. Jos olette painotalo, joka tuottaa julisteita, olette todennäköisesti turvassa. Jos olette toimisto, joka suunnitteli kyseiset julisteet ja hoiti median oston, kuulutte soveltamisalaan.

Miten vastuuketju toimii

TTPA:n mukaan poliittiseen mainontaan osallistuu useita osapuolia. Sponsori (puolue, kansalaisjärjestö tai organisaatio, joka maksaa mainoksesta). Julkaisijat (alustat ja mediayhtiöt, jotka tosiasiallisesti näyttävät mainoksen). Ja palveluntarjoajat välissä (se olette te).

Tiedot kulkevat tämän ketjun läpi. Sponsori antaa tiedot siitä, keitä he ovat, mistä mainos kertoo ja paljonko he käyttävät rahaa. Näiden tietojen on saavuttava julkaisijalle, jotta he voivat luoda vaaditun läpinäkyvyysilmoituksen.

Teidän tehtävänne palveluntarjoajana: varmistaa, että tiedot välittyvät. Täydellisesti. Tarkasti. Ajoissa.

Jos työskentelette sponsorin puolesta, teidän on välitettävä heidän tietonsa ketjun seuraavalle linkille. Jos sponsori antaa teille puutteellisia tietoja, teidän on pyydettävä loput. Jos tiedot muuttuvat kampanjan aikana, teidän on välitettävä päivitykset.

Tämä ei ole valinnaista. Asetus edellyttää, että sopimuksenne mahdollistavat vaatimustenmukaisuuden. Sopimustenne asiakkaiden kanssa on sisällettävä määräykset vaadittujen tietojen hankkimisesta ja välittämisestä.

Mitä teidän tosiasiallisesti on tehtävä

Tässä ovat ydinvelvollisuutenne palveluntarjoajana:

Esittäkää oikeat kysymykset etukäteen. Kun asiakas lähestyy teitä mainospalveluiden takia, teidän on pyydettävä heitä ilmoittamaan, muodostaako työ poliittista mainontaa TTPA:n mukaan. He ovat vastuussa kyseisen ilmoituksen oikeellisuudesta. Mutta teidän on kysyttävä.

Kerätkää vaaditut tiedot. Jos kyseessä on poliittinen mainonta, tarvitsette sponsorilta erityisiä tietoja: heidän henkilöllisyytensä, kuka heitä hallitsee, käytettävät summat, käytetäänkö julkisia vai yksityisiä varoja, ja mihin vaaleihin tai kysymyksiin mainonta liittyy. Ette voi vain improvisoida.

Välittäkää tiedot tarkasti. Mitä tahansa keräättekin, sen on saavuttava poliittisen mainonnan julkaisija (alusta tai mediayhtiö, joka esittää mainoksen) ajallaan, täydellisesti ja tarkasti. Käyttäkää mahdollisuuksien mukaan standardoituja automatisoituja prosesseja.

Pitäkää kirjaa. Teidän on säilytettävä tiedot tarjoamistanne poliittisista mainospalveluista seitsemän vuotta. Kirjallisessa tai sähköisessä muodossa. Koneluettavassa muodossa. Kyllä, seitsemän vuotta.

Merkitkää ilmeiset virheet. Jos sponsori antaa teille tietoja, jotka ovat selvästi vääriä, teidän on vaadittava heitä korjaamaan ne. Teidän ei tarvitse tarkistaa kaikkia faktoja. Mutta jos jokin on ilmeisen väärin, ette voi vain välittää sitä eteenpäin.

Miten tämä vaihtelee organisaation koon mukaan

Yksinyrittäjällä ja suurella toimistolla on erilaiset resurssit. TTPA tunnustaa tämän.

Mikroyritykset (karkeasti: hyvin pienet yritykset, joissa mainostyö on toissijaista pääasiallisiin toimintoihinne nähden) ovat vapautettuja joistakin kirjanpitovaatimuksista.

Pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on hieman pidennetyt määräajat vastatakseen viranomaisten tietopyyntöihin.

Suuret toimistot kohtaavat velvollisuuksien täyden laajuuden ilman poikkeuksia.

Mutta tässä on avainkohta: ydinläpinäkyvyysvelvollisuudet koskevat kaikkia. Koko vaikuttaa joihinkin menettelyllisiin yksityiskohtiin. Se ei vapauta teitä perusvaatimuksista.

Liiketoimintamahdollisuus

Olkaamme rehellisiä. Useimmat palveluntarjoajat eivät vielä ymmärrä TTPA:ta. Useimmat toimistot eivät ole rakentaneet vaatimustenmukaisia prosesseja. Useimmat freelancerit eivät ole ajatelleet tätä lainkaan.

Se on teidän mahdollisuutenne.

Jos ymmärrätte nämä vaatimukset, voitte tarjota jotain, mitä kilpailijat eivät voi: luottamusta. Kun poliittinen puolue tai kansalaisjärjestö kysyy, voitteko toteuttaa vaatimustenmukaisen kampanjan, voitte sanoa kyllä ja tarkoittaa sitä.

Miltä se näyttää käytännössä?

Teillä on sisäänottoisprosessit, jotka keräävät vaaditut tiedot sponsoreilta. Teillä on sopimusmallit, jotka sisältävät tarvittavat vaatimustenmukaisuusmääräykset. Teillä on järjestelmät tietojen välittämiseksi julkaisijoille. Teillä on kirjanpitokäytännöt, jotka täyttävät seitsemän vuoden säilytysvaatimuksen.

Mikään tästä ei ole monimutkaista. Se on vain prosessi. Mutta sen olemassaolo erottaa teidät muista.

Vastuukysymys

Voidaanko teitä pitää vastuullisena TTPA:n mukaan? Kyllä.

Asetus määrittää vastuut koko ketjussa. Jos ette välitä vaadittuja tietoja, se on teidän vastuullanne. Jos välitätte tietoja, joiden tiesitte olevan vääriä, se on teidän vastuullanne. Jos ette pidä asianmukaista kirjanpitoa, se on teidän vastuullanne.

Jäsenvaltiot ovat vastuussa seuraamusten asettamisesta. Nämä voivat sisältää sakkoja. Tarkat määrät vaihtelevat maittain, mutta asetus edellyttää, että seuraamukset ovat "tehokkaita, oikeasuhteisia ja varoittavia."

Tämä on samankaltaista kuin GDPR toimii. Tai digitaaliset palvelut -asetus. Jos olette käsitelleet kumpaakaan näistä asetuksista, tunnette mallin. Erityiset velvollisuudet, dokumentoidut prosessit, mahdolliset seuraamukset noudattamatta jättämisestä.

Hyvä uutinen: jos teillä on järkevät prosessit ja seuraatte niitä, olette vahvassa asemassa. Vaatimustenmukaisuus tarkoittaa sen osoittamista, että otitte säännöt vakavasti, ei täydellisyyttä.

Mistä aloittaa

Jos olette uusia TTPA-vaatimustenmukaisuudessa, tässä ovat käytännön seuraavat askeleet:

Ymmärtäkää altistumisenne. Mikä prosenttiosuus työstänne koskee poliittista mainontaa? Mitkä asiakkaat tuovat teille todennäköisesti poliittisia kampanjoita? Käyttäkää riskilaskuriamme arvioidaksenne missä seisotte.

Rakentakaa sisääntulosprosessinne. Luokaa tarkistuslista tiedoista, joita tarvitsette sponsoreilta ennen poliittisen mainonnan työn aloittamista. Tehkää tämän kerääminen etukäteen vakiokäytännöksi.

Päivittäkää sopimuksenne. Lisätkää määräykset, jotka edellyttävät asiakkaiden toimittavan tarkkoja tietoja ja päivittävän teitä, jos jokin muuttuu. Tehkää vaatimustenmukaisuudesta sopimusvaatimus.

Perustakaa kirjanpito. Päättäkää missä ja miten säilytätte tietoja poliittisista mainontaprojekteista. Varmistakaa, että ne ovat haettavissa ja säilytetään koko seitsemän vuotta.

Tarkistakaa tuotoksenne. Kun toimitatte poliittista mainontaa julkaisijoille, varmistakaa, että vaaditut tiedot sisältyvät. Käyttäkää TTPA-tarkistinamme varmistaaksenne, että läpinäkyvyysilmoitukset täyttävät asetuksen vaatimukset.

Pysykää ajan tasalla

TTPA on uusi. Ohjeita kehitetään edelleen. Jäsenvaltiot toteuttavat omia täytäntöönpanomenetelmiään. Asiat kehittyvät.

Seuraamme näitä kehitysaskelia ja käännämme ne käytännön ohjeiksi. Tilatkaa uutiskirjeemme saadaksenne päivityksiä, tarkistuslistoja ja työkaluja, jotka helpottavat vaatimustenmukaisuutta.

Ydin

Palveluntarjoajana olette osa poliittisen mainonnan ketjua. TTPA antaa teille erityiset velvollisuudet: esittäkää oikeat kysymykset, kerätkää vaaditut tiedot, välittäkää ne tarkasti, pitäkää kirjaa.

Tämä on hallittavissa. Se on prosessi, ei taikuutta. Ja jos saatte sen oikein, teillä on jotain arvokasta tarjottavana asiakkaille, jotka tarvitsevat vaatimustenmukaisia kampanjoita.

Siinä on mahdollisuus. Nyt tiedätte miten tarttua siihen.